מאמר בנושא מרכזיות טלפונים

מרכזיות טלפונים משחקות תפקיד חשוב בניהול יעיל ואפקטיבי של עסקים. בין אם העסק הוא קטן ומנוהל ע"י מספר עובדים, או עסק ענק עם אלפי פועלים ואנשי אדמיניסטרציה – ללא מרכזיית טלפונים המנתבת השיחות ליעדים הנכונים, יהיה קשה מאוד להפוך את העסק למצליח. לפני שמקימים מערכת טלפוניה ואת שאר הדברים המרכיבים את התשתית התקשורתית, יש לקחת בחשבון כמה דברים ולפי כך לתכנן הכל.

גודל העסק: את סוג המרכזייה צריך להתאים לגודל העסק. יש מרכזיות המיועדות לכמה עשרות טלפונים ויש מרכזיות המסוגלות להתמודד עם מאות טלפונים. מחירי המרכזיות כמובן הן בהתאם לסוגן. כמו כן אם בעסק משתמשים גם בקווים סלולאריים וקו בקווים רגילים, יש לקחת בחשבון שכדאי לרכוש מתאמים סלולאריים. במקרה ובהן הרשת של בזק או הוט נופלת, בעזרת המתאם אפשר להשתמש בקו הסלולארי ולהפך.

אחזקה: כמו רשתות המחשבים כך גם מרכזיות הטלפון צריכות אחזקה. תקלות עלולות להתעורר מידי פעם בפעם. הסיכוי שאדם רגיל ידע לטפל בהן שואף לאפס. לכן עליכם להחליט האם להעסיק עובד, או אפילו צוות עובדים שינהלו את רשתות המחשבים, או לפנות לחברה המטפלת בעניינים אלו בכל פעם שמתעוררת תקלה. לחברות קטנות עדיף לקחת שירותים מבחוץ בעוד שלחברות גדולות עדיף להעסיק צוות עובדים קבוע ולתת לו תחומי אחריות נוספים.

תקציב למכשירים הסלולריים: שיחות טלפון יכולות לשתות את חלק גדול מתקציב החברה מבלי שהעובדים או בעלי החברה ירגישו. לכן כדאי להקצות תקציב לכל מה שקשור לתשתית הטלפונים. למשל יש להגביל את מספק הדקות שניתנות לכל עובד על מנת שלא יחרוג מתקציב החברה. בעסקים רבים נהוג לתת 150 דקות שיחה בחודש ומעבר לכך לחייב את העובד על כל חריגה.

בחירת חברה: בישראל קיימות חברות רבות המספקות מרכזיות טלפונים. כדאי לבצע חקר שוק ולבדוק כמה מקומות. כדאי לבחור בניין גדול בתל-אביב, או כל עיר אחרת, ולבדוק איזה חברה רישתה אותו והקימה מרכזיית טלפונית. אחר כך כדאי לשאול את עובדי החברה אם הם מרוצים מהשירות. זוהי הדרך הטובה ביותר לדעת אם כדאי או לא לשכור את שירותיה של חברה מסוימת.